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Plan de Continuidad

Instrucción órganos colegiados

INSTRUCCIÓN DE LA UNIVERSIDAD DE ALICANTE EN RELACIÓN CON REUNIONES DE TRABAJO Y FUNCIONAMIENTO NO PRESENCIAL DE ÓRGANOS COLEGIADOS DURANTE LA SITUACIÓN DE ACTIVIDAD NO PRESENCIAL

 

La situación de crisis sanitaria ocasionada por el COVID-19 obliga a adoptar todas las medidas necesarias para proteger la salud y seguridad de las personas y prevenir y contener la propagación del virus. En este sentido, atendiendo a todas las medidas dictadas por las autoridades y a la resolución rectoral de 13 de marzo de 2020, se considera necesario contar con unas instrucciones que permitan la celebración de reuniones de trabajo y funcionamiento de órganos colegiados de manera no presencial, posibilitando el funcionamiento de la Universidad de Alicante mientras dure esta situación.

 

Atendiendo a lo señalado, se ACUERDA

 

PRIMERO.- Durante la situación de actividad no presencial, las reuniones de trabajo se celebrarán, preferentemente, de forma no presencial. Si por causas excepcionales, debidamente justificadas, se tuvieran que celebrar de forma presencial, se llevarán a cabo siguiendo las instrucciones que al efecto dicte el Servicio de Prevención, que pueden consultarse en el enlace: https://sp.ua.es/

 

SEGUNDO.- Los órganos colegiados podrán continuar con su actividad en cuanto a las convocatorias y sesiones, habitándose la modalidad no presencial o a distancia, conforme a las previsiones de sus normas de funcionamiento, cuando estuviera contemplado, y con carácter general, cumpliendo lo dispuesto en el artículo 17.1 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, a cuyo tenor: “Todos los órganos colegiados se podrán constituir, convocar, celebrar sus sesiones, adoptar acuerdos y remitir actas tanto de forma presencial como a distancia, salvo que su reglamento interno recoja expresa y excepcionalmente lo contrario. En las sesiones que celebren los órganos colegiados a distancia, sus miembros podrán encontrarse en distintos lugares siempre y cuando se asegure por medios electrónicos, considerándose también tales los telefónicos, y audiovisuales, la identidad de los miembros o personas que los suplan, el contenido de sus manifestaciones, el momento en que éstas se producen, así como la interactividad e intercomunicación entre ellos en tiempo real y la disponibilidad de los medios durante la sesión. Entre otros, se considerarán incluidos entre los medios electrónicos válidos, el correo electrónico, las audioconferencias y las videoconferencias”.

 

TERCERO.- De conformidad con lo dispuesto en la legislación vigente en materia de protección de datos, la Universidad de Alicante tratará los datos personales para ser incorporados a la actividad de tratamiento “órganos colegiados de la Universidad de Alicante”, cuya finalidad, necesaria para el cumplimiento de una obligación legal, es la de gestionar el funcionamiento de los órganos colegiados. En el marco de los tratamientos mencionados, los datos podrán ser cedidos para la difusión en la web y almacenamiento de las grabaciones, a un tercero previa solicitud en ejercicio del derecho de acceso a la información pública en los términos previstos en la legislación de transparencia y buen gobierno, y a requerimiento de las autoridades. Los titulares de los datos pueden ejercer sus derechos en relación con el tratamiento de sus datos personales de acceso, rectificación y supresión, entre otros, mediante solicitud dirigida a la Gerencia de la Universidad en el Registro General de la Universidad de Alicante, o bien a través de su Sede electrónica (https://seuelectronica.ua.es). Puede consultar la información adicional y detallada sobre Protección de datos, sus derechos y la Política de Privacidad de la Universidad de Alicante en el siguiente enlace: https://seuelectronica.ua.es/es/privacidad.html, y en el anexo a esta instrucción.

 

CUARTO.- Las plataformas recomendadas, así como la ayuda y soporte técnico, están disponibles en https://pdc.ua.es/es/organos-colegiados.html, en la pestaña Herramientas para videoconferencias.

 

 

Esther Algarra Prats

 

Secretaria General de la Universidad de Alicante

 

ANEXO

 

Información ampliada sobre el tratamiento de datos personales para la actividad de “Órganos colegiados de la Universidad de Alicante”

 

En aplicación de la normativa vigente en materia de protección de datos personales, ponemos en conocimiento de los interesados la siguiente información:

  1. ¿Quién es el Responsable del tratamiento?

Identificación

Universidad de Alicante

CIF: Q-0332001-G

 

Dirección Postal

Carretera San Vicente del Raspeig, S/N.

03690 San Vicente del Raspeig (Alicante)

 

Responsable del tratamiento

Gerencia de la Universidad de Alicante

Gerencia@ua.es

Telf.: 96.590.34.00

Fax: 96.590.34.64

 

Delegada de Protección de Datos

dpd@ua.es

Teléfono: 965903400 ext. 9149

 

  1. ¿Qué datos personales tratamos y con qué finalidad?

Los datos personales que se recaban son: identificativos, imagen, y/o voz, detalles del empleo, datos académicos y profesionales. Categorías especiales de datos: representante sindical (en su caso), con la finalidad de:

 

- Gestionar la constitución de los órganos colegiados, la organización de las convocatorias, celebración de sesiones, y adopción de acuerdos y expedición de certificaciones,

-Gestionar la grabación audiovisual, videoconferencia/audio, de las sesiones de los órganos colegiados de la Universidad de Alicante.

- Incorporar documentos electrónicos y elaborar las videoactas o actas digitalizadas,

- Dar publicidad de la actividad de los órganos colegiados de la Universidad de Alicante, interna o abierta en virtud del principio de transparencia.

- Comunicar la actividad de los órganos colegiados a medios de comunicación,

- Utilizar las videograbaciones en un futuro con finalidades históricas y de investigación.

 

Colectivos: miembros de los órganos colegiados, miembros de la comunidad universitaria, así como personas físicas que presencien las sesiones o que participen en las sesiones.

 

  1. ¿Cuál es la legitimación para el tratamiento de sus datos?

La legitimación de este tratamiento se basa en el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento (art. 6.1.c) del RGPD), y en el cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos conferidos al responsable del tratamiento (art. 6.1. e)) del RGPD), en la Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades. en la Ley 16/1985, de 25 de junio, del patrimonio histórico español, en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, Estatuto de la Universidad de Alicante y normativa interna.

                               

  1. ¿Qué medidas de seguridad aplicamos en el tratamiento de sus datos?

La Universidad se responsabiliza de aplicar las debidas medidas de seguridad y demás obligaciones derivadas de la legislación de protección de datos de carácter personal de acuerdo con el Esquema Nacional de Seguridad, Real Decreto 3/2010.

 

En este sentido, la Universidad de Alicante se ha dotado de una Política de Privacidad y una Política de Seguridad de la Información que pueden ser consultadas en su sede electrónica, en el apartado de normativa: https://seuelectronica.ua.es/es/normativa.html.

 

  1. ¿A qué destinatarios se comunicarán sus datos?

En el marco de este tratamiento sus datos podrán ser objeto de difusión en la web, en directo y almacenando las grabaciones para difusión a demanda. Los datos podrán ser cedidos a un tercero previo ejercicio del derecho de acceso a la información pública en los términos regulados en la ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno previa alegación de los interesados, y a requerimiento de autoridades como la Agencia Española de Protección de Datos en procesos de inspección, Jueces y tribunales en los términos definidos por la legislación procesal.

 

No están previstas transferencias internacionales de datos.

 

  1. ¿Cuáles son los derechos de los interesados?

El interesado tiene derecho a acceder a sus datos personales, a pedir la rectificación de los datos inexactos, a solicitar su cancelación y supresión, a oponerse a su tratamiento, incluida la elaboración de perfiles, a limitar hasta una fecha determinada el tratamiento de los datos y a la portabilidad de los datos, en formato electrónico.

Para ello deberá presentar una solicitud dirigida a la Gerencia de la Universidad en el Registro General de la UA, según lo establecido por la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las administraciones Públicas. Los canales de presentación de la solicitud son presencialmente en las oficinas de registro de la Universidad identificadas en https://sar.ua.es/es/registro/ o telemáticamente en el Registro electrónico de la UA ubicado en la Sede electrónica de la Universidad accesible en https://seuelectronica.ua.es/ .

Asimismo, le informamos que tiene derecho a presentar una reclamación ante la Autoridad de Control en materia de protección de datos en España, concretamente, la Agencia Española de Protección de Datos mediante los mecanismos que la misma establezca. Puede consultar más información en www.aepd.es.

  1. ¿Por cuánto tiempo conservaremos sus datos?

La Universidad tratará los datos personales proporcionados y los conservará durante el tiempo necesario para cumplir con la finalidad para la que se recabaron y para determinar las posibles responsabilidades que se pudieran derivar de dicha finalidad y del tratamiento de los datos. Será de aplicación lo dispuesto en la normativa de Archivos, Documentación y Patrimonio Histórico.

 

  1. ¿Cómo hemos obtenido sus datos?

Los datos personales que, en el marco de este tratamiento, ha obtenido la Universidad de Alicante, proceden de los miembros de los órganos colegiados, así como personas físicas que presencien las sesiones o que participen en sus sesiones.